WSS 3.0 - Criação de Listas Personalizadas
Este post já andava prometido há uns tempos, mas não tenho tido grande disponibilidade para “blogar”.
O Windows Sharepoint Services permite a criação de listas personalizadas (bem como personalização das listas pré-definidas). Podem ser definidas listas de contactos, de produtos, registo de chamadas ou presenças numa reunião, etc. É uma questão de pensar nas necessidades e levar a cabo a configuração no Sharepoint. Para tal é necessário no botão Site Actions escolher a opção Create.
O opção de criação da lista personalizada encontra-se no grupo Custom Lists, tendo o nome Custom List. Existem outras formas alternativas de criação de listas, que podem explorar como a criação da lista a partir de uma folha de cálculo Excel.
É necessário atribuir um nome e opcionalmente uma descrição à lista (podendo também esta ser adicionada na barra de navegação lateral).
Uma vez criada a lista, esta tem um conjunto mínimo de campos pré-definidos, que incluem por exemplo um título, autor, data de criação/modificação do registo. No menu Settings da lista tem-se acesso à criação de campos da lista (ou colunas, se preferirmos pensar numa lista como uma tabela, com colunas e tuplos). Neste caso a opção mais rica é o List Settings, que contém diversas opções referentes à nossa recém criada lista.
Existem disponíveis opções como a definição do título e descrição da lista, políticas de controlo de versões, a possibilidade de eliminar a lista, ou guardá-la como template (de forma a poder criar outras listas baseadas nesta). Existem também a possibilidade de gerar um ficheiro RSS com o conjunto de elementos da lista. É exibida nesta página a lista de campos da lista, podendo ser ordenados, criados novos,ou ainda apagados ou editados os existentes.
Ao clicar na opção Create Column é exibida uma página onde deve ser definido o nome do campo e qual o tipo de campo (ex: linha de texto, menu drop-down, moeda, data/hora, booleano, pessoa/grupo do site,etc). Uma opção interessante é o Lookup. Desta forma podemos relacionar listas. Por exemplo, se tivermos uma lista de categorias de produto, podemos definir na lista de produtos um campo Categoria, que deve ser escolhido de entre as categorias existentes.
Sobre a lista podem ser criadas várias vistas. Na definição de uma vista podem ser escolhidos os campos pretendidos, definidos filtros, ordenações, e até formas de visualização. Ao clicar no link para criação de vista, é escolhida uma vista base sobre a qual serão feitas as personalizações. Temos vista de folha de dados, vista de calendário, ou ainda de Gantt (para calendarização de acções/tarefas).
Como exemplo de vistas interessantes, temos o caso da gestão de projectos (considerando uma lista de tarefas), onde dará jeito criar uma vista em formato Gantt para ter noção da calendarização das tarefas, uma vista com as tarefas atribuídas ao utilizador que se encontra actualmente autenticado no site, uma vista onde apenas aparecem as tarefas por terminar (eliminando as tarefas fechadas e completas), etc.
Um nota importante sobre as listas, é que numa dada lista podem ser criadas pastas, podendo assim haver uma organização dos items.
A criação de listas é então um elemento fulcral na extensibilidade e adaptabilidade do Sharepoint às necessidades de cada organização, sendo de fácil utilização e bastante flexível.
